Bir salonun 200 kişi alabilmesi, her 200 kişilik düzenin aynı olacağı anlamına gelmez. Organizasyon türü, çocuk sayısı, sahne kullanımı ve aile grupları masa planını doğrudan etkiler. İyi yerleşim, kapasiteyi doldurmaktan çok herkesin rahat hareket etmesini amaçlar.
Kısa cevap
Davetli listesini aile, arkadaş, çocuklu misafir ve ileri yaştaki misafir olarak gruplandırın. Önce sahne görüşünü ve ana geçişleri koruyun; sonra masa sayısını belirleyin. Son hafta kesin sayıya göre boşlukları yeniden dengeleyin.
Davetli listesini masa isimlerinden önce gruplandırın
İlk adım “Masa 1, Masa 2” yazmak değil, davetlileri doğal gruplara ayırmaktır. Yakın aile, geniş aile, okul veya iş arkadaşları ve çocuklu misafirler şeklinde bir taslak oluşturun. Birbirini tanıyan kişilerin aynı veya komşu masalarda olması ortamın daha hızlı ısınmasını sağlar.
Aile büyüklerini sahneye ve temel ihtiyaçlara daha kolay erişebilecek alanlarda düşünün. Çocuklu aileleri ise hareketi engellemeyecek fakat ebeveynlerin rahat takip edebileceği bir noktada toplamak faydalıdır.
Sahne görüşü ve ana geçişler korunmalı
En yakın masa her zaman en iyi masa değildir. Sahneye çok yakın bir masa, görüş açısı veya hareket alanı açısından rahatsız olabilir. Yerleşimde sahne ile masalar arasında nefes alanı bırakın ve girişten sahneye uzanan ana yolu kapatmayın.
Servis ve misafir hareketinin aynı dar koridorda çakışmaması gerekir. Salon ziyaretinde masa aralarını sadece boş sandalyelerle değil, sandalyeler kullanılıyorken oluşacak gerçek genişlikle düşünün.
Kesin sayı değiştiğinde bütün düzeni bozmayın
Davetli sayısı son günlerde azalabilir veya artabilir. Bu nedenle ilk planda küçük bir esneklik bırakın. Bir masaya gereğinden fazla kişi eklemek yerine yakın masalar arasında dengeli dağılım yapmak daha konforlu olur.
MS Davet Evi tek ve en fazla 200 kişilik salondur. İlk görüşmede yaklaşık sayı, organizasyona yakın tarihte ise kesin sayı üzerinden masa ve salon düzeni tekrar değerlendirilir.
Yerleşim görüşmesine götürülecek bilgiler
İsim isim kesinleşmiş bir liste hazırlayamadıysanız bile aşağıdaki bilgiler salon ekibinin doğru bir ilk plan kurmasına yeterlidir.
- Toplam yetişkin ve çocuk sayısı
- Yakın aile için ayrılacak yaklaşık kişi sayısı
- Sahne veya merasim alanının kullanım biçimi
- Fotoğraf için toplu hareket edecek gruplar
- Özel erişim ihtiyacı olan misafirler
